Le développement des technologies, mais aussi la pandémie ont propulsé l’essor des évènements numérique. La webdiffusion est tellement rentrée dans les mœurs que de nombreuses entreprises optent pour l’événement hybride plutôt que présentiel pur.
Mais qu’est-ce qui distingue la webdiffusion de l’événement hybride ?
Nous, Productions Arborescence, maison de production vidéo et de réalisation établie depuis plus de 15 ans à Montréal, vous présentons les différences et les avantages respectifs de ces deux modes d’accès à un événement.
L’événement hybride: le meilleur du présentiel et du virtuel
Un évènement hybride comporte tous les avantages d’un évènement présentiel et d’un événement virtuel combinés. L’événement vécu en direct laisse une impression plus durable grâce au contenu virtuel consultable en ligne par la suite.
Cultiver le lien grâce à l’événement hybride
Mis à part pour les événements festifs tels que les partys de Noël qui se déroulent généralement en présentiel, les entreprises ont de plus en plus souvent recours aux événements hybrides. Et grâce aux statistiques, les organisations peuvent mesurer le taux de participation et la visibilité des partenaires.
Pour les entreprises implantées dans plusieurs provinces, c’est aussi un moyen de cultiver le lien entre les collaborateurs qui travaillent dans des sites différents et de renforcer le sentiment d’appartenance à l’entreprise.
L’événement en hybride pour toucher un public large
L’avantage de l’événement hybride est :
- de toucher un public très large tout en s’abstrayant des contraintes et des coûts logistiques (déplacement, hébergement sur place etc.),
- de permettre à l’auditoire présent sur place d’échanger directement avec les intervenants et les autres participants et de favoriser le réseautage. Il ne faut en effet pas oublier les avantages principaux des événements en présentiel, qui sont le contact et le réseautage.
Un événement hybride exige une préparation minutieuse
Tous les responsables d’agences en événementiel s’accordent à dire que pour assurer le succès de la formule hybride, il faut le préparer minutieusement et faire preuve de créativité.
Définir la cible
Tout d’abord, il convient de se demander à qui s’adresse l’événement :
- les collaborateurs de l’entreprise,
- les fournisseurs et partenaires,
- les clients et prospects.
Définir la portée de l’évènement
Il faut également définir la portée de l’événement. Concerne-t-il un public au niveau local, national ou international? Connaître ces éléments permet d’estimer le nombre de participants, de dimensionner le réseau informatique en conséquence, mais aussi de s’assurer que l’accessibilité et l’ergonomie des plateformes virtuelles offrent une expérience de qualité à l’auditoire à distance.
Définir le contenu et son format
Ensuite, les organisateurs doivent trouver des moyens ingénieux de captiver l’attention du public tout au long de l’événement. Car personne ne reste assis devant son écran pendant des heures à écouter un meeting. Il est donc indispensable d’organiser un événement le plus rythmé possible et de convier l’auditoire qui n’est pas présent sur place à y participer, autrement dit de :
- préparer un programme varié dans les thématiques, avec des séquences qui s’enchaînent bien, un contenu d’événement dynamique qui utilise des vidéos, des PowerPoint etc.,
- Important de créer une feuille de déroulement technique (cue sheet)
- impliquer le public à distance grâce à des outils interactifs tels que des quizz, la possibilité de clavarder et de faire des sondages, et pourquoi pas des lunettes 3D envoyées avant l’événement pour participer à une expérience de réalité augmentée,
- permettre aux participants à distance de réseauter en petits groupes (breakout room) en mettant à leur disposition une application pour cellulaire conçue à cet effet, par exemple.
Un événement hybride demande des besoins différents
Organiser un événement hybride coûte pratiquement le même prix qu’un événement physique. Autrement dit, le budget doit couvrir :
- la location de salles,
- la restauration (buffet…),
- les réservations de chambres des invités etc.
L’enveloppe budgétaire doit également intégrer les frais liés à la webdiffusion :
- les frais facturés par l’agence d’événementiel,
- la location du studio pour la webdiffusion
- l’équipement technique (caméras, micros, moniteurs, etc.),
- les frais de l’équipe technique.
Sans compter qu’il faut ajouter à cela un budget spécifique pour rendre l’événement interactif et ainsi conserver l’intérêt et l’attention de l’auditoire assis devant son écran.
Les avantages couvrent facilement ces frais. Et comme mentionné plus haut, l’événement en entier est alors enregistré et permet de rediffuser pour l’entreprise, faire de la promotion pour l’année suivante ou tout simplement archiver l’événement.
La webdiffusion: un nombre de participants illimité
Un événement qui permet de toucher un large public, à distance, souvent plus abordable
Contrairement aux événements en présentiel ou hybrides qui nécessitent d’importants moyens et une organisation d’envergure, les événements en webdiffusion sont plus simples à mettre en place et moins dispendieux. En effet, un événement réalisé en webdiffusion est souvent plus abordable, car il y a moins de frais liés à la logistique événementielle.
Autre avantage de la webdiffusion, les événements permettent de délivrer un contenu à large échelle et de toucher un nombre illimité de participants. De plus, les évènements en webdiffusion permettent de toucher une audience précise ou étendue via une plateforme numérique en direct ou en différé.
C’est pourquoi les événements en webdiffusion sont largement utilisés par des organisations de toutes tailles, notamment celles ayant des budgets restreints et/ou des contraintes de distance.
Captiver l’attention du public tout au long de l’événement: un défi
Les organisateurs d’un événement hybride ou en webdiffusion ont un défi de taille à relever pour en faire un succès : penser et préparer chaque instant de l’événement de manière à conserver un rythme entraînant et de ne pas perdre les participants virtuels en cours de route.
Captiver l’auditoire à distance reste le principal défi
Contrairement à l’auditoire présent dans une salle, le public devant son écran peut être facilement interrompu ou simplement distrait par des activités extérieures durant la webdiffusion. Il est donc essentiel de l’inciter à participer à l’événement pour favoriser son engagement.
Dans cet objectif, les agences en événementiel utilisent par exemple :
- l’envoi de courriels aux participants à des moments clés de l’événement. Ces courriels brefs contiennent généralement un partage de lien, une source externe ou encore une vidéo en lien avec l’intervention simultanée du conférencier.
- les réseaux sociaux, en encourageant le public virtuel à échanger des idées ou même, dans le cas d’événements réunissant un nombre limité de participants, des photos de leur propre décor. En plus de canaliser les abonnés vers un flux ciblé, cela permet d’observer leurs réactions et de modifier le rythme du contenu web diffusé en temps réel.
L’utilisation de studio de tournage facilite les interactions
Le défi est de conserver l’humain au cœur de l’événement en mode hybride ou en webdiffusion. Dans cet objectif, des solutions ont été trouvées par les agences d’événementiel: il s’agit par exemple de l’utilisation de studios de tournage réunissant animateurs et intervenants et permettant d’interagir avec les participants lors d’évènements hybrides.
Pour ce qui est de la webdiffusion, les défis sont techniques et il faut encore continuer d’innover et savoir s’adapter et créer des formules adaptées aux besoins de chaque client. La meilleure solution étant certainement de faire appel à un professionnel pour organiser un événement répondant le mieux possible aux objectifs de l’organisation dans les limites de son budget.
